テープ起こし（書き起こし）とは何でしょうか？
テープ起こしとは、講演・会議・インタビュー・座談会などで録音された発言内容を聞き取って、適切な形で文字にする（テキスト化する）ことです。「テープ起こし」のほかに、「書き起こし」「文字起こし」「音声起こし」などの言葉も同様の意味で使われています。
テープ起こしの歴史
昔から、発言内容の記録自体は行われていましたが、記録に使われる速記法の考案や、タイプライター、ワープロ、パソコンなどの機器、および録音メディアの出現によって、徐々に近代的なテープ起こしの方法ができあがってきました。録音メディアは、1900年代前半のディクタフォンの発売などを経て、戦後にテープレコーダーが発売されます。長時間の録音や、繰り返しの録音ができたことから使い勝手が良く、録音メディアの主流となって普及していきました。現在では、ICレコーダーやスマートフォンなどがメインで使われていますが、以前の「テープ起こし」という名前がそのまま使用されています（その他に、「書き起こし」「文字起こし」「音声起こし」などが同様の意味で使用されています）。このように録音メディアや記録方法、機器の変遷を経て、現在のテープ起こしの形になってきました。
このように長い間にわたって行われてきたテープ起こしですが、現在はどのような場面で利用されているのでしょうか。
テープ起こしが利用される場面について
テープ起こしが利用される場面は、以下のようなケースを中心に非常に多岐にわたっています。
● 会議・打ち合わせ ⇒ 社内会議、取引先との打ち合わせ時の記録、社内資料用など
● イベント ⇒ 講演・対談・シンポジウムなどのイベントの記録、記録資料、配布資料用など
● インタビュー ⇒ 書籍・雑誌・新聞および学術研究などの分野でのインタビュー記録用など
● 座談会 ⇒ ヒアリングおよび発言詳細の記録・資料など
● 番組・CMの撮影 ⇒ 撮影素材を編集する際に使用する資料用、字幕用など
● 裁判資料 ⇒ 参考資料として活用
● 営業強化 ⇒ プレゼン、営業トークのスキルアップのために発言内容の振り返り資料としてなど
また、テープ起こしをご依頼されているのは、企業や団体だけではありません。
自分の資料としてテープ起こしした原稿を使いたいなど、個人でのご依頼ケースも多数あります。
このように多くの場面で利用されているテープ起こしですが、なぜテープ起こしをするのでしょうか？
次は、テープ起こしをするメリットについてまとめていきたいと思います。
テープ起こしをするメリットとは？
音声データや動画データは、音声や映像ならではの情報量の多さがありますが、以下のような点では、あまり使い勝手のよいデータとは言えないものです。
● 内容を検索することができない ⇒ 何かを調べたい場合に、必要な情報にたどり着くのが大変！
● データ容量が大きい ⇒ 保管や誰かと共有したい場合にも手間取ってしまう！
テープ起こしによって文字にする（テキスト化する）ことで、データの保管、閲覧、共有、検索などが容易になり、これらの問題を解決することができ、情報活用の可能性が一気に広がります。
具体的なメリットとして、以下のようなものがあげられます。
1、内容の確認（復習）を効率的に行える
講演、会議、インタビュー、座談会など、さまざまなシーンで、内容の把握、確認が容易になります。
仕事上の複雑な説明、難しい講義など、「一度聞いただけでは理解できない」というシーンは結構あります。録音して後から確認しようと思っても、手間がかかると同時に、なかなかスムーズに頭に入ってこないものです。また、データを再生しながら内容を把握するには、収録してある分だけ時間が必要になりますので、「繰り返し聞き直しているうちに、気が付いたらすごく時間がたっていた」なんていうことも起きてしまいます。テープ起こしをすることによって、正確に、何度でも簡単に確認することができるため、こういった問題もなくなります。
インタビューをもとに記事や本を作成するという場合、音声データを何度も聞き直しながら内容をまとめていくのは非常に手間と時間がかかるものです。手元にテープ起こしした原稿がある場合とない場合では、作業の効率が大きく異なります。作業時間を大幅に軽減できることで、業務を効率化できます。
2、資料として活用しやすい
テープ起こしをすることで、音声データ、動画データといった、内容の検索ができないデータの中身を検索可能なテキスト形式で保存することができます。それによって、保管、検索、閲覧、共有など情報の活用の幅が一気に広がります。社内での情報共有も容易にでき、報告の際にはテープ起こしした原稿をそのまま資料として使用することもできます。
3、保管しやすい
音声データや動画データはデータ容量が大きいため、そのまま保存しておくとハードディスクやメディアの容量を大きく消費してしまいます。テープ起こしをしてテキスト化することで、そのままテキスト形式でデータを保存する際にも大幅に容量を抑えることができ、また印刷することで紙ベースでの管理も可能になります。
4、トラブルの防止、また解決にもつなげやすい
「議事録を作成する」「メールに残す」など、話した内容を記録しておくことが、トラブルの防止、またトラブルが生じたときにスムーズに解決するためには非常に重要です。
テープ起こしをすることで、認識のズレなどによるビジネスのトラブルを防止すると同時に、残念ながら起きてしまったトラブルについても、解決に導く強力な武器になります。
このようにテープ起こしには様々なメリットがあります。
ビジネスの場、記録が必要な場面、データの保管に困った際など、ぜひご活用いただければと思います。
最後に、実際にテープ起こしをしていく際にアウトソーシングするメリットについてまとめていきます。
テープ起こしをアウトソーシングすることのメリット
テープ起こしは「録音データを聞いて文字に（テキスト化）する」というものですので、自分でやることもできる作業です。ただ、アウトソーシングするメリットが大きいため、必要な頻度が高い方ほど、アウトソーシングを活用されている傾向があります。
1、本来の業務に使える時間を最大化できる
テープ起こし作業は思いのほか時間がかかるものです。個人差はありますが、テープ起こしは1時間の録音内容で作業に10時間以上かかることもよくあります。その場合、「テープ起こしだけやっていて週の前半が終わってしまった」など、本来の業務に使える時間が大幅に削られてしまい、通常業務を圧迫してしまう、スケジュール調整が必要になってしまうといったことにつながります。テープ起こしをアウトソーシングすることで、完成するまでの時間を本来の業務にあて、効率的に仕事を進めることができます。
2、確実な作業とクオリティが期待できる
テープ起こしは正確に、確実に文字に（テキスト化）していくことが非常に重要です。クオリティが高い、正確なテープ起こしをするためには、長時間にわたっての高い集中力が必要になります。実際に作業された方の中には、しっかり集中して作業したつもりなのに、聞き間違いや誤字、脱字などのミスが想像以上に残っていてびっくりしたことがある方もいるのはないでしょうか。せっかくテープ起こしをしたのに、聞き間違い、起こし漏れだらけでは、正確性にかけるため、実際には使用することができません。時間をかけて、大変な思いをしながらやったのにも関わらず、結果的に無駄な作業だったということになってしまっては大変残念です。こういったことを防ぐためには、一度作った原稿を何度も見直す、他人に確認してもらうなどのチェック作業が重要になってきますが、自分でこういった作業をやったり、周囲の方に依頼するのは大変なものです。こういった大変な作業も、アウトソーシングが解決してくれます。
3、お急ぎの場合でも対応できる
1人でテープ起こし作業を進める場合、どうしても時間がかかってしまいます。10分程度の録音内容であれば別ですが、長時間にわたる内容をテープ起こしする場合、短期間で仕上げることは不可能になってしまいます。スピードが必要になるビジネスの場では、自分で少しずつ進めていては間に合わないことも多いものです。仕事のスピードアップ、効率化、そしてクオリティをあげるためには、アウトソーシングによって実現できる早い納品が大きな武器になります。
4、コスト効率
「アウトソーシングをするとコストがかかるから、自分で」という考え方も１つありますが、慣れていないテープ起こし作業で自分の時間を大量に消費すること、本来の業務が滞ってしまうことは、見えない損失を生んでいることにもなります。総合的にみると、アウトソーシングしたほうがコスト効率が高いという点もアウトソーシングが選ばれる理由の１つになっています。
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テープ起こしについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか？
テープ起こしは一見すると単純で簡単な作業にも思えるのですが、自分でやってみると思いのほか大変なもので、「本来の業務がまったく進まなかった」、「テープ起こし作業だけで疲れ切ってしまった」といった状況になってしまうことが多いようです。
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